수출입 서류: 전체 서류 세트 가이드
원자재 선적에서 결제, 통관, 화물 인수는 모두 서류로 진행되며, 서류 하나가 누락되거나 틀려도 화물이 항구에 묶이거나 신용장 하자, 벌금이 생길 수 있습니다. 이 가이드는 견적부터 인도까지 어떤 서류를 누가, 언제, 어떤 정보로 작성해야 하는지 순서대로 설명합니다.
업데이트된 2026년 10월 14일
이 가이드의 내용
- 견적송장 (프로포마 인보이스) (PI)
- 구매주문서 (PO)
- 상업송장 (CI)
- 포장명세서 (패킹리스트) (P/L)
- 선하증권 (B/L) (B/L)
- 서렌더(텔렉스 릴리스)와 해상화물운송장
- 원산지증명서와 특혜 원산지 증빙(EUR.1, A.TR) (C/O)
- 성적서 (COA, 분석증명서)
- 물질안전보건자료 (MSDS / SDS)
- EN 10204 밀시트(2.2, 3.1, 3.2)
- 식물위생증명서와 수의위생증명서
- 수출신고
견적송장 (프로포마 인보이스) (PI)
선적 전에 매도인이 발행하는 사전 송장으로, 품목, 수량, 단가, 인코텀즈, 결제 조건, 납기, 은행 정보를 담습니다. 매수인은 이를 근거로 신용장을 개설하거나 선급금을 지급하거나 수입 허가·외환 배정을 신청합니다. 세금계산서가 아니며, 매수인이 서명하면 간단한 거래에서는 계약서를 대신할 수 있지만 큰 거래에는 정식 매매계약서가 권장됩니다.
구매주문서 (PO)
매수인이 공급사에 보내는 공식 주문서로 품목, 사양, 수량, 가격, 납기, 인도 조건, 결제 조건을 명시합니다. 매도인이 서면으로 주문을 확인하면 구속력 있는 계약이 성립합니다. PO 번호는 송장, 납품서, 선적 서류에 기재되어 대사를 쉽게 합니다.
상업송장 (CI)
선적 후 매도인이 발행하는 최종 판매 서류로 품명, HS 코드, 수량, 단가와 총액, 인코텀즈, 결제 조건, 원산지, 당사자 정보를 담습니다. 관세평가, 세액 산정, 신용장 결제의 기본 서류이며, 신용장 거래에서는 물품 명세가 신용장과 정확히 일치해야 합니다. 견적송장과 달리 실제 거래와 청구 금액을 나타냅니다.
포장명세서 (패킹리스트) (P/L)
화물의 각 포장(포대, 팔레트, 드럼, 코일, 컨테이너)별 내용물, 수량, 순중량과 총중량, 치수, 로트 번호, 컨테이너·봉인 번호를 기재한 서류로 가격은 넣지 않습니다. 세관 검사, 입고, 손상·부족 확인, 신용장 서류에 쓰이며 중량은 송장 및 선하증권과 일치해야 합니다.
선하증권 (B/L) (B/L)
운송인이 물품을 수령하거나 선적했음을 증명하여 발행하는 해상운송의 핵심 서류입니다. 화물 수령증, 운송계약의 증거, 그리고 지시식으로 발행되면 권리증권이라는 세 가지 기능을 합니다. 원본을 제시하는 사람이 화물을 인도받을 수 있어 신용장과 추심 거래의 근간이 됩니다. “무고장 선적” 선하증권은 외관상 양호한 상태로 선적되었음을 보여 줍니다.
서렌더(텔렉스 릴리스)와 해상화물운송장
선하증권 원본이 매수인에게 도착하기를 기다리지 않고 목적항에서 화물을 인도하는 방법입니다. 서렌더(텔렉스 릴리스)는 선적항에서 원본을 운송인에게 반납하고 운송인이 목적지 대리점에 인도를 지시하는 방식입니다. 해상화물운송장은 유통되지 않는 운송서류로, 기명된 수하인에게 그대로 인도됩니다. 둘 다 빠르지만 매도인이 화물 통제권을 잃으므로 대금을 미리 확보해야 합니다.
원산지증명서와 특혜 원산지 증빙(EUR.1, A.TR) (C/O)
물품이 생산되거나 획득된 국가를 증명하는 서류로 보통 상공회의소가 발급·인증합니다. 비특혜 원산지증명서는 반덤핑, 쿼터, 수입 금지 규정에, 특혜 원산지 증빙은 FTA에 따른 관세 감면에 쓰입니다. EU-튀르키예 공산품용 A.TR 이동증명서, 원산지 기준 충족 시 EUR.1이나 송장상 원산지 신고, 한-아세안 FTA의 Form AK 등이 있습니다. 원산지 규정은 품목마다 다르며 허위 서류는 큰 추징과 처벌로 이어집니다.
성적서 (COA, 분석증명서)
생산자나 독립 시험기관이 특정 로트의 시험 결과를 규격 한계와 함께 보고하는 서류로, 제품명, 로트 번호, 제조일, 시험 방법(ASTM, ISO 등), 측정값, 합격 범위를 담습니다. TDS는 제품의 대표 물성을, COA는 납품된 로트의 실제 값을 보여 줍니다. 신용장 거래에서는 신용장이 요구하는 발행자와 내용으로 발급해야 합니다.
물질안전보건자료 (MSDS / SDS)
GHS에 따라 16개 표준 항목으로 화학물질의 유해·위험성과 안전한 취급, 저장, 운송, 개인보호구, 응급조치, 화재 대응, 누출 대응, 폐기 정보를 담은 서류입니다. EU REACH와 한국 산업안전보건법 등 각국 법에 따라 유해물질에는 제공이 의무이며 수령자의 언어로 제공해야 합니다. 운송인과 세관은 위험물 분류와 UN 번호 확인에 14번 항목을 사용합니다.
EN 10204 밀시트(2.2, 3.1, 3.2)
금속 제품(판재, 강관, 형강, 주조품, 단조품)의 검사 문서 종류를 정한 유럽 표준으로, 전 세계에서 “밀시트(MTC)”로 통합니다. 2.2형은 제조사의 비특정 시험 결과, 3.1형은 납품 로트 고유의 화학 성분 및 기계적 시험 결과를 제조사의 독립 검사 대표가 확인한 것, 3.2형은 여기에 매수인이나 선급 같은 독립 기관이 입회한 시험을 더한 것입니다. 압력용기, 조선, 에너지 프로젝트는 보통 3.1 또는 3.2를 요구합니다.
식물위생증명서와 수의위생증명서
식물위생증명서는 IPPC 기준에 따라 수출국 공식 식물보호기관이 검사 후 발급하며, 곡물, 콩류, 종자, 목재, 목재 팔레트 같은 식물성 제품에 병해충이 없고 수입국 요건을 충족함을 증명합니다. 육류, 분유, 어분, 젤라틴 같은 동물성 제품에는 공식 수의위생증명서가 필요합니다. 목재 포장재는 ISPM 15에 따라 열처리하고 마크를 찍어야 합니다. 증명서 누락이나 불일치는 통관 보류, 폐기, 반송으로 이어집니다.
수출신고
물품이 합법적으로 출국하도록 수출자나 관세사가 세관에 제출하는 전자 신고로, 품명, HS 코드, 수량, 가격, 수하인, 목적국을 기재합니다. 수리된 수출신고필증은 영세율, 수출 지원, 외환 규정상 공식 수출 증빙입니다. EXW에서는 이 의무가 해외 매수인에게 있어 실무상 문제가 생기므로 보통 FCA가 더 적합합니다.