Export- und Importdokumente: Leitfaden zum vollständigen Dokumentensatz
Bei einer Rohstofflieferung laufen Zahlung, Verzollung und Übernahme über Dokumente; ein einziges fehlendes oder fehlerhaftes Dokument kann Ware im Hafen festhalten, eine Akkreditiv-Unstimmigkeit verursachen oder eine Strafe auslösen. Dieser Leitfaden zeigt der Reihe nach, welches Dokument wer wann mit welchen Angaben ausstellt – vom Angebot bis zur Lieferung.
Aktualisiert am 12. Oktober 2026
In diesem Leitfaden
- Proformarechnung (PI)
- Bestellung (Purchase Order) (PO)
- Handelsrechnung (CI)
- Packliste (P/L)
- Konnossement (B/L) (B/L)
- Telex-Release und Seefrachtbrief (Sea Waybill)
- Ursprungszeugnis und Präferenznachweise (EUR.1, A.TR) (C/O)
- Analysenzertifikat (CoA)
- Sicherheitsdatenblatt (SDB) (SDS / MSDS)
- Abnahmeprüfzeugnis nach EN 10204 (2.2, 3.1, 3.2)
- Pflanzengesundheits- und Veterinärzeugnis
- Ausfuhranmeldung
Proformarechnung (PI)
Vom Verkäufer vor dem Versand ausgestellte Vorab-Rechnung mit Produkt, Menge, Einzelpreis, Incoterm, Zahlungsbedingungen, Lieferzeit und Bankverbindung. Der Käufer nutzt sie zur Akkreditiveröffnung, Anzahlung oder für Einfuhrlizenzen und Devisenzuteilungen. Sie ist keine Steuerrechnung; vom Käufer gegengezeichnet kann sie bei einfachen Geschäften als Vertrag dienen, bei größeren Beträgen empfiehlt sich ein vollständiger Kaufvertrag.
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Bestellung (Purchase Order) (PO)
Formeller Auftrag des Käufers an den Lieferanten mit Produkt, Spezifikation, Menge, Preis, Liefertermin, Lieferbedingung und Zahlungskonditionen. Mit der schriftlichen Auftragsbestätigung des Verkäufers entsteht ein verbindlicher Vertrag. Die Bestellnummer wird auf Rechnungen, Lieferscheinen und Versanddokumenten angegeben und erleichtert den Abgleich.
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Handelsrechnung (CI)
Vom Verkäufer nach dem Versand ausgestelltes endgültiges Verkaufsdokument mit Warenbeschreibung, HS-Code, Menge, Einzel- und Gesamtpreis, Incoterm, Zahlungsbedingungen, Ursprung und Angaben zu den Parteien. Grundlage für Zollwert, Abgaben und Akkreditivzahlung; beim Akkreditiv muss die Warenbeschreibung exakt mit dem Akkreditiv übereinstimmen. Anders als die Proformarechnung dokumentiert sie den tatsächlichen Verkauf und den geschuldeten Betrag.
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Packliste (P/L)
Dokument mit dem Inhalt jedes Packstücks einer Sendung – Sack, Palette, Fass, Coil oder Container – samt Stückzahl, Netto- und Bruttogewicht, Abmessungen, Los- bzw. Chargennummern sowie Container- und Plombennummern. Es enthält keine Preise. Verwendet für Zollbeschau, Wareneingang, Schadens- und Fehlmengenprüfung und im Akkreditiv-Dokumentensatz; die Gewichte müssen mit Rechnung und Konnossement übereinstimmen.
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Konnossement (B/L) (B/L)
Das zentrale Dokument des Seetransports, vom Verfrachter ausgestellt als Bestätigung der Übernahme oder Verladung der Ware. Es hat drei Funktionen: Empfangsbestätigung, Beweis des Frachtvertrags und – bei Ausstellung „an Order“ – Wertpapier, das die Ware verkörpert. Da der Inhaber eines Originals die Ware herausverlangen kann, bildet es die Grundlage von Akkreditiv und Dokumenteninkasso. Ein „clean on board“-Konnossement zeigt die äußerlich einwandfreie Verladung.
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Telex-Release und Seefrachtbrief (Sea Waybill)
Verfahren, um Ware am Bestimmungsort ohne Eintreffen des Originalkonnossements beim Käufer freizugeben. Beim Telex-Release werden die Originale im Ladehafen an den Verfrachter zurückgegeben, der seinen Agenten am Zielort zur Auslieferung anweist. Ein Seefrachtbrief ist ein nicht übertragbares Transportdokument, nach dem die Ware schlicht an den genannten Empfänger ausgeliefert wird. Beides ist schnell, doch der Verkäufer verliert die Kontrolle über die Ware – die Zahlung sollte vorher gesichert sein.
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Ursprungszeugnis und Präferenznachweise (EUR.1, A.TR) (C/O)
Dokument, das das Land der Herstellung bzw. Gewinnung der Ware ausweist, meist von einer Handelskammer bestätigt. Nichtpräferenzielle Ursprungszeugnisse dienen Antidumping-, Kontingents- und Einfuhrverbotsregeln; Präferenznachweise ermöglichen ermäßigte oder Nullzölle aus Freihandelsabkommen – die Warenverkehrsbescheinigung A.TR für Industriewaren EU–Türkei, EUR.1 oder Ursprungserklärung auf der Rechnung bei erfüllten Ursprungsregeln, Form D in der ASEAN usw. Ursprungsregeln sind produktspezifisch; falsche Nachweise führen zu hohen Nachzahlungen und Strafen.
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Analysenzertifikat (CoA)
Dokument, in dem Hersteller oder unabhängiges Labor die Prüfergebnisse einer bestimmten Charge zusammen mit den Spezifikationsgrenzen ausweisen: Produktname, Chargennummer, Herstelldatum, Prüfmethode (z. B. ASTM, ISO), Messwert und Toleranzbereich. Das TDS nennt typische Eigenschaften, das CoA die tatsächlichen Werte der gelieferten Charge. Beim Akkreditiv muss das CoA vom geforderten Aussteller mit dem geforderten Inhalt stammen.
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Sicherheitsdatenblatt (SDB) (SDS / MSDS)
Dokument, das in 16 standardisierten Abschnitten nach GHS die Gefahren eines Stoffes sowie Angaben zu sicherer Handhabung, Lagerung, Transport, persönlicher Schutzausrüstung, Erster Hilfe, Brandbekämpfung, unbeabsichtigter Freisetzung und Entsorgung enthält. Für gefährliche Stoffe ist es in der EU nach REACH und anderswo nach ähnlichen Gesetzen Pflicht und in der Sprache des Empfängers bereitzustellen. Frachtführer und Zoll stützen sich für die Gefahrgutklassifizierung und UN-Nummer auf Abschnitt 14.
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Abnahmeprüfzeugnis nach EN 10204 (2.2, 3.1, 3.2)
Europäische Norm für die Arten von Prüfbescheinigungen metallischer Erzeugnisse – Bleche, Rohre, Profile, Guss- und Schmiedeteile –, weltweit als „Mill Test Certificate“ (MTC) bekannt. Typ 2.2 enthält nichtspezifische Prüfergebnisse des Herstellers; Typ 3.1 chargenspezifische chemische und mechanische Ergebnisse, bestätigt vom unabhängigen Abnahmebeauftragten des Herstellers; Typ 3.2 zusätzlich Prüfungen unter Aufsicht des Bestellers oder einer unabhängigen Stelle wie einer Klassifikationsgesellschaft. Druckbehälter, Schiffbau und Energieprojekte verlangen meist 3.1 oder 3.2.
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Pflanzengesundheits- und Veterinärzeugnis
Das Pflanzengesundheitszeugnis wird nach IPPC-Standards vom amtlichen Pflanzenschutzdienst des Exportlandes nach Kontrolle ausgestellt und bestätigt, dass pflanzliche Erzeugnisse – Getreide, Hülsenfrüchte, Saatgut, Holz, Holzpaletten – frei von Schadorganismen sind und die Anforderungen des Einfuhrlandes erfüllen. Tierische Erzeugnisse wie Fleisch, Milchpulver, Fischmehl und Gelatine benötigen ein amtliches Veterinärzeugnis. Holzverpackungen sind nach ISPM 15 hitzebehandelt und gestempelt zu liefern. Fehlende oder fehlerhafte Zeugnisse führen zu Festhaltung, Vernichtung oder Rücksendung.
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Ausfuhranmeldung
Elektronische Anmeldung des Exporteurs oder seines Zollagenten beim Zoll, damit Waren das Land rechtmäßig verlassen dürfen, mit Warenbeschreibung, HS-Code, Menge, Wert, Empfänger und Bestimmungsland. Der Ausgangsvermerk ist der amtliche Ausfuhrnachweis für die Steuerbefreiung, Exportförderungen und devisenrechtliche Vorschriften. Bei EXW liegt diese Pflicht beim ausländischen Käufer, was praktische Probleme verursacht – deshalb ist FCA meist geeigneter.