Mutu, pengujian & dokumen
Analisis wasit (umpire)
Analisis atas sampel bersegel yang disimpan oleh laboratorium independen yang disepakati sebelumnya, digunakan bila hasil penjual dan pembeli berbeda melebihi batas yang ditetapkan kontrak. Umum dalam perdagangan bijih dan konsentrat; hasil wasit biasanya final atau dirata-rata dengan hasil pihak yang lebih dekat. Biaya umumnya ditanggung pihak yang hasilnya lebih jauh dari hasil wasit.
Inspeksi pra-pengapalan (inspeksi independen) PSI
Perusahaan inspeksi independen — SGS, Bureau Veritas, Intertek, Cotecna, CCIC, ALS, dan lainnya — memeriksa mutu, jumlah, kemasan, dan penandaan, mengambil sampel, dan menerbitkan laporan sebelum barang dimuat. Kontrak harus menyebut apakah hasilnya “final di pelabuhan muat” atau “final saat bongkar”. Beberapa negara mewajibkan inspeksi dalam program sertifikat kesesuaian (CoC) untuk impor. Ini salah satu pengaman paling efektif saat bekerja dengan pemasok baru.
ISO 9001 manajemen mutu dan sertifikat ISO lainnya
ISO 9001 adalah standar internasional manajemen mutu yang diaudit oleh lembaga sertifikasi terakreditasi; menunjukkan bahwa perusahaan menetapkan, mengendalikan, dan terus memperbaiki prosesnya — yang disertifikasi adalah sistemnya, bukan produknya. Sertifikat lain yang sering diminta dalam pasokan bahan baku: ISO 14001 (lingkungan), ISO 45001 (K3), ISO 50001 (energi), ISO 22000/FSSC 22000 (keamanan pangan), IATF 16949 (otomotif), dan ISO/IEC 17025 (kompetensi laboratorium). Keabsahan sertifikat harus dicek di basis data lembaga sertifikasi atau IAF CertSearch.
Ketertelusuran (transparansi rantai pasok)
Kemampuan mendokumentasikan, di setiap tahap dari sumber — tambang, kebun, hutan, kilang — hingga pengguna akhir, siapa yang mengolah bahan baku, di mana, dan dari lot mana. Semakin diwajibkan dalam perdagangan bahan baku karena Regulasi Deforestasi UE (EUDR), Direktif Uji Tuntas Keberlanjutan Korporat (CSDDD), panduan OECD tentang mineral konflik, dan klaim kandungan daur ulang (ISCC, GRS). Data geolokasi, neraca massa (mass balance), dan paspor produk digital adalah konsep kuncinya.
Lembar data keselamatan (SDS / MSDS)
Dokumen yang menyajikan, dalam 16 bagian standar sesuai GHS, bahaya suatu bahan kimia serta informasi penanganan aman, penyimpanan, pengangkutan, APD, pertolongan pertama, pemadaman kebakaran, tumpahan, dan pembuangan. Wajib untuk bahan berbahaya menurut REACH di UE dan peraturan serupa di negara lain, serta harus disediakan dalam bahasa penerima. Pengangkut dan pabean mengacu pada bagian 14 untuk klasifikasi barang berbahaya dan nomor UN.
Lembar data teknis (TDS)
Dokumen deskripsi produk yang menunjukkan sifat fisik dan kimia tipikal, metode uji, aplikasi, kondisi pemrosesan, dan saran penyimpanan — untuk resin plastik misalnya MFI, densitas, kuat tarik, kuat impak, dan suhu leleh yang disarankan. Karena nilainya “tipikal”, tidak dijamin; nilai yang mengikat harus ditulis dalam kontrak sebagai spesifikasi dan dikonfirmasi per lot dengan COA.
Nomor batch / lot
Kode unik yang mengidentifikasi sejumlah produk yang dibuat dalam kondisi, bahan baku, dan rentang waktu yang sama. Tercantum pada kemasan, COA, dan packing list, serta memungkinkan pelacakan produk yang terdampak keluhan atau penarikan. Ketertelusuran per lot diwajibkan dalam industri kimia, farmasi, pangan, dan pakan; pembeli plastik dan logam juga dapat meminta pengiriman satu lot demi mutu yang konsisten.
Pengambilan sampel (sampel representatif)
Pengambilan sampel yang mewakili seluruh lot menurut metode standar — mis. ISO 24333 untuk biji-bijian, ISO 3082 untuk bijih, ASTM D4057 untuk cairan. Pada pemuatan curah, sampel kecil yang diambil berkala digabung dan dibagi, lalu biasanya tiga atau empat sampel identik disegel: untuk penjual, pembeli, dan satu disimpan untuk analisis wasit. Pada tahap penawaran, sampel tipe kecil diuji kesesuaiannya; kontrak harus menjamin bahwa pengiriman sesuai dengan sampel yang disetujui.
Sertifikasi halal dan kosher
Sertifikat yang menunjukkan bahwa bahan pangan, pakan, kosmetik, dan farmasi — gelatin, pengemulsi, asam lemak, gliserin, perisa, enzim, vitamin, dan lainnya — diproduksi sesuai syariat Islam atau hukum makanan Yahudi. Sertifikat halal harus berasal dari lembaga yang diakui negara pengimpor (mis. BPJPH di Indonesia, JAKIM di Malaysia, lembaga halal negara Teluk); sertifikat kosher diterbitkan lembaga seperti OU, OK, dan Star-K. Untuk bahan yang berasal atau mungkin berasal dari hewan serta pasar Timur Tengah dan Asia Tenggara, sertifikat ini sering menjadi syarat penjualan.
Sertifikat analisis (COA)
Dokumen yang memuat hasil uji suatu lot tertentu dari produsen atau laboratorium independen beserta batas spesifikasinya: nama produk, nomor lot, tanggal produksi, metode uji (mis. ASTM, ISO), nilai terukur, dan rentang penerimaan. TDS memberi sifat tipikal produk, sedangkan COA memberi nilai aktual lot yang diserahkan. Dalam L/C, COA harus diterbitkan oleh pihak dan dengan isi yang diminta L/C.
Sertifikat uji pabrik EN 10204 (2.2, 3.1, 3.2)
Standar Eropa yang menetapkan jenis dokumen inspeksi produk logam — pelat, pipa, profil, coran, dan tempa — dan dipakai di seluruh dunia dengan nama “mill test certificate” (MTC). Tipe 2.2 memuat hasil uji non-spesifik dari produsen; Tipe 3.1 memuat hasil kimia dan mekanis khusus lot yang diserahkan, disahkan oleh wakil inspeksi independen produsen; Tipe 3.2 juga mencakup pengujian yang disaksikan pembeli atau badan independen seperti biro klasifikasi. Bejana tekan, pembangunan kapal, dan proyek energi biasanya mensyaratkan 3.1 atau 3.2.