Documenti di esportazione e importazione: guida al set completo
In una spedizione di materie prime pagamento, sdoganamento e ritiro passano per i documenti; un solo documento mancante o errato può bloccare la merce in porto, causare una riserva sul credito o una sanzione. Questa guida spiega in ordine chi emette quale documento, quando e con quali dati, dall’offerta alla consegna.
Aggiornato il 13 ottobre 2026
In questa guida
- Fattura proforma (PI)
- Ordine d’acquisto (PO)
- Fattura commerciale
- Distinta di imballaggio (packing list) (P/L)
- Polizza di carico (B/L) (B/L)
- Telex release e lettera di trasporto marittimo (sea waybill)
- Certificato d’origine e prove di origine preferenziale (EUR.1, A.TR) (C/O)
- Certificato di analisi (CoA)
- Scheda di dati di sicurezza (SDS)
- Certificato di collaudo EN 10204 (2.2, 3.1, 3.2)
- Certificato fitosanitario e certificato veterinario
- Dichiarazione di esportazione
Fattura proforma (PI)
Fattura preliminare emessa dal venditore prima della spedizione, con prodotto, quantità, prezzo unitario, Incoterm, condizioni di pagamento, tempi di consegna e coordinate bancarie. L’acquirente la usa per aprire un credito documentario, pagare un anticipo o chiedere licenze d’importazione o valuta. Non è una fattura fiscale; controfirmata dall’acquirente può valere come contratto nelle operazioni semplici, ma per importi elevati serve un contratto di vendita completo.
Voce completa e termini correlati nel glossario →
Ordine d’acquisto (PO)
Ordine formale inviato dall’acquirente al fornitore con prodotto, specifica, quantità, prezzo, data e resa di consegna e condizioni di pagamento. Con la conferma d’ordine scritta del venditore nasce un contratto vincolante. Il numero d’ordine si riporta su fatture, DDT e documenti di spedizione e facilita la riconciliazione.
Voce completa e termini correlati nel glossario →
Fattura commerciale
Documento di vendita definitivo emesso dal venditore dopo la spedizione, con descrizione, codice SA, quantità, prezzo unitario e totale, Incoterm, condizioni di pagamento, origine e dati delle parti. È la base del valore in dogana, dei dazi e del pagamento con lettera di credito; nel credito la descrizione deve coincidere esattamente con quella del credito. A differenza della proforma, documenta la vendita effettiva e l’importo dovuto.
Voce completa e termini correlati nel glossario →
Distinta di imballaggio (packing list) (P/L)
Documento con il contenuto di ogni collo di una spedizione – sacco, pallet, fusto, coil o container – con quantità, pesi netti e lordi, dimensioni, numeri di lotto e numeri di container e sigillo. Non riporta prezzi. Si usa per la visita doganale, il ricevimento in magazzino, la verifica di danni e ammanchi e nel set documentale del credito; i pesi devono concordare con fattura e polizza.
Voce completa e termini correlati nel glossario →
Polizza di carico (B/L) (B/L)
Documento chiave del trasporto marittimo, emesso dal vettore per attestare la presa in carico o la caricazione della merce. Ha tre funzioni: ricevuta del carico, prova del contratto di trasporto e, se emessa «all’ordine», titolo rappresentativo della merce. Poiché chi presenta un originale può ritirare la merce, è alla base dei crediti documentari e degli incassi. Una polizza «clean on board» attesta la caricazione in buono stato apparente.
Voce completa e termini correlati nel glossario →
Telex release e lettera di trasporto marittimo (sea waybill)
Modalità per consegnare la merce a destinazione senza attendere che la polizza originale arrivi all’acquirente. Con il telex release gli originali vengono restituiti al vettore nel porto di carico, che ordina al proprio agente di rilasciare la merce. La sea waybill è un documento non negoziabile con cui la merce viene consegnata al destinatario indicato. Entrambe sono rapide, ma il venditore perde il controllo della merce: il pagamento va garantito prima.
Voce completa e termini correlati nel glossario →
Certificato d’origine e prove di origine preferenziale (EUR.1, A.TR) (C/O)
Documento che attesta il paese in cui la merce è stata prodotta od ottenuta, di solito vistato da una camera di commercio. Il certificato di origine non preferenziale serve per antidumping, contingenti e divieti; le prove preferenziali danno dazi ridotti o nulli negli accordi di libero scambio – il certificato di circolazione A.TR per i prodotti industriali UE–Turchia, l’EUR.1 o la dichiarazione in fattura se rispettate le regole d’origine, il Form D nell’ASEAN ecc. Le regole d’origine variano per prodotto e i documenti falsi comportano forti recuperi e sanzioni.
Voce completa e termini correlati nel glossario →
Certificato di analisi (CoA)
Documento con cui il produttore o un laboratorio indipendente riporta i risultati di prova di un lotto specifico insieme ai limiti di specifica: nome prodotto, numero di lotto, data di produzione, metodo di prova (es. ASTM, ISO), valore misurato e intervallo di accettazione. La TDS indica le proprietà tipiche, il CoA i valori reali del lotto consegnato. Con lettera di credito il CoA deve essere emesso dal soggetto e con il contenuto richiesti.
Voce completa e termini correlati nel glossario →
Scheda di dati di sicurezza (SDS)
Documento che riporta, in 16 sezioni standard secondo il GHS, i pericoli di una sostanza e le informazioni su manipolazione sicura, stoccaggio, trasporto, DPI, primo soccorso, antincendio, rilascio accidentale e smaltimento. È obbligatoria per le sostanze pericolose secondo REACH nell’UE e norme analoghe altrove, e va fornita nella lingua del destinatario. Vettori e dogane usano la sezione 14 per la classificazione ADR/IMDG e il numero ONU.
Voce completa e termini correlati nel glossario →
Certificato di collaudo EN 10204 (2.2, 3.1, 3.2)
Norma europea che definisce i tipi di documenti di controllo dei prodotti metallici – lamiere, tubi, profilati, getti e forgiati – usata nel mondo come «certificato di laminazione» (MTC). Il tipo 2.2 riporta risultati non specifici del produttore; il 3.1 risultati chimici e meccanici specifici del lotto consegnato, convalidati dal rappresentante indipendente del controllo del produttore; il 3.2 include anche prove con la presenza dell’acquirente o di un ente indipendente come un registro di classifica. Recipienti a pressione, cantieristica ed energia richiedono di solito 3.1 o 3.2.
Voce completa e termini correlati nel glossario →
Certificato fitosanitario e certificato veterinario
Il certificato fitosanitario è rilasciato secondo gli standard IPPC dal servizio fitosanitario ufficiale del paese esportatore dopo ispezione e attesta che i prodotti vegetali – cereali, legumi, sementi, legname, pallet – sono indenni da organismi nocivi e conformi ai requisiti del paese importatore. I prodotti animali (carne, latte in polvere, farina di pesce, gelatina) richiedono un certificato sanitario veterinario ufficiale. Gli imballaggi in legno devono essere trattati termicamente e marchiati ISPM 15. Certificati mancanti o non conformi portano a fermo, distruzione o rispedizione.
Voce completa e termini correlati nel glossario →
Dichiarazione di esportazione
Dichiarazione elettronica presentata in dogana dall’esportatore o dal suo doganalista affinché la merce esca legalmente dal paese, con descrizione, codice SA, quantità, valore, destinatario e destinazione. La dichiarazione con esito di uscita è la prova ufficiale dell’esportazione ai fini della non imponibilità IVA, degli incentivi e della normativa valutaria. In EXW l’obbligo ricade sull’acquirente estero, con problemi pratici: per questo FCA è di solito più adatto.