Kalite, test ve belgeler
Analiz sertifikası (COA)
Üreticinin veya bağımsız bir laboratuvarın, belirli bir parti (lot) için yapılan testlerin sonuçlarını şartname sınırlarıyla birlikte gösterdiği belgedir. Ürün adı, lot numarası, üretim tarihi, test metodu (ör. ASTM, ISO), ölçülen değer ve kabul aralığı yer alır. TDS ürünün tipik özelliklerini, COA ise teslim edilen partinin gerçek değerlerini gösterir. Akreditifli işlemlerde COA’nın akreditifte istenen düzenleyici ve içerikle verilmesi gerekir.
EN 10204 malzeme muayene belgesi (2.2, 3.1, 3.2)
Metal ürünler (sac, boru, profil, döküm, dövme) için muayene belgelerinin türlerini tanımlayan Avrupa standardıdır ve dünya çapında “mill test certificate (MTC)” adıyla kullanılır. Tip 2.2, üreticinin genel (partiye özgü olmayan) test sonuçlarını; Tip 3.1, teslim edilen partiye özgü kimyasal analiz ve mekanik test sonuçlarını üreticinin bağımsız muayene yetkilisinin onayıyla; Tip 3.2 ise ayrıca alıcının veya klas kuruluşu gibi bağımsız bir muayene kuruluşunun tanığında yapılan testleri içerir. Basınçlı kaplar, gemi inşası ve enerji projelerinde genellikle 3.1 veya 3.2 istenir.
Güvenlik bilgi formu (SDS / MSDS)
Kimyasal maddenin tehlikelerini, güvenli kullanım, depolama, taşıma, kişisel koruyucu donanım, ilk yardım, yangınla mücadele, kaza sonucu dökülme ve bertaraf bilgilerini 16 standart bölümde veren belgedir (GHS yapısı). AB’de REACH, Türkiye’de SEA Yönetmeliği kapsamında tehlikeli maddeler için zorunludur ve alıcının dilinde verilmelidir. Taşımacılar ve gümrük, tehlikeli madde sınıflandırması (UN numarası) için SDS’nin 14. bölümünü esas alır.
Hakem (umpire) analizi
Satıcının ve alıcının analiz sonuçları sözleşmede belirtilen farkı (spliting limit) aştığında, saklanan mühürlü numunenin tarafların önceden kabul ettiği bağımsız bir laboratuvarda analiz edilmesidir. Cevher ve konsantre ticaretinde yaygındır; umpire sonucu çoğunlukla bağlayıcıdır veya iki sonuçtan umpire’a yakın olanla ortalaması alınır. Maliyeti genellikle sonucu umpire’dan uzak olan taraf öder.
Helal ve koşer sertifikası
Gıda, yem, kozmetik ve ilaç hammaddelerinin (jelatin, emülgatör, yağ asidi, gliserin, aroma, enzim, vitamin vb.) İslami veya Yahudi beslenme kurallarına uygun üretildiğini gösteren belgelerdir. Helal sertifikası ithalatçı ülkenin tanıdığı kuruluştan alınmalıdır (ör. Endonezya BPJPH, Malezya JAKIM, Körfez ülkelerinde GAC/ESMA, Türkiye’de HAK); koşer sertifikası OU, OK, Star-K gibi kurumlarca verilir. Hayvansal kaynaklı veya hayvansal kaynaklı olabilecek hammaddelerde ve Orta Doğu ile Güneydoğu Asya pazarlarında çoğu zaman satış ön şartıdır.
ISO 9001 kalite yönetim sistemi ve diğer ISO sertifikaları
ISO 9001, bir firmanın süreçlerini tanımlayıp kontrol altında tuttuğunu ve sürekli iyileştirdiğini gösteren, akredite belgelendirme kuruluşlarınca denetlenen uluslararası kalite yönetim standardıdır; ürünün kendisini değil sistemi belgeler. Hammadde tedarikinde sık istenen diğer belgeler: ISO 14001 (çevre), ISO 45001 (iş sağlığı ve güvenliği), ISO 50001 (enerji), ISO 22000/FSSC 22000 (gıda güvenliği), IATF 16949 (otomotiv) ve ISO/IEC 17025 (laboratuvar yeterliliği). Sertifikanın geçerliliği belgelendirme kuruluşunun veya IAF CertSearch’ün veritabanından doğrulanmalıdır.
İzlenebilirlik (tedarik zinciri şeffaflığı)
Bir hammaddenin kaynağından (maden, çiftlik, orman, rafineri) son kullanıcıya kadar her aşamada kim tarafından, nerede ve hangi partiden işlendiğinin belgelenebilmesidir. AB Ormansızlaşma Tüzüğü (EUDR), Tedarik Zinciri Durum Tespiti Direktifi (CSDDD), çatışma minerallerine ilişkin OECD rehberi ve geri dönüştürülmüş içerik beyanları (ör. ISCC, GRS) nedeniyle hammadde ticaretinde giderek zorunlu hâle gelmektedir. Coğrafi koordinatlar, kütle denkliği (mass balance) ve dijital ürün pasaportu bu alandaki temel kavramlardır.
Numune alma (temsili numune)
Bir partinin tamamını temsil edecek şekilde, standart yöntemlere (ör. tahılda ISO 24333, cevherde ISO 3082, sıvılarda ASTM D4057) göre numune alınmasıdır. Dökme yükte yükleme sırasında belirli aralıklarla alınan alt numuneler birleştirilip bölünür ve genellikle üç veya dört eş numune mühürlenir: biri satıcıya, biri alıcıya, biri hakem analizi için saklanır. Ön teklif aşamasında ise küçük “tip numuneler” ile ürün uygunluğu test edilir; tip numune ile sevkiyat kalitesinin aynı olacağı sözleşmede taahhüt edilmelidir.
Parti / lot numarası
Aynı koşullarda, aynı hammaddelerle ve aynı zaman aralığında üretilmiş ürün miktarını tanımlayan benzersiz koddur. Ambalajlarda, COA’da ve çeki listesinde yer alır; şikâyet veya geri çağırma durumunda hangi ürünlerin etkilendiğini bulmayı sağlar. Kimya, ilaç, gıda ve yem sektörlerinde lot bazlı izlenebilirlik yasal zorunluluktur; plastik ve metallerde de kalite tutarlılığı için tek lottan sevkiyat (single lot) istenebilir.
Sevk öncesi gözetim (bağımsız inspeksiyon) PSI
SGS, Bureau Veritas, Intertek, Cotecna, CCIC veya ALS gibi bağımsız bir gözetim şirketinin, mal yüklenmeden önce kalite, miktar, ambalaj ve işaretleri kontrol edip numune alması ve rapor düzenlemesidir. Analiz yükleme limanında yapıldıysa “final at load port”, varışta yapıldıysa “final at discharge” esası sözleşmede belirtilmelidir. Bazı ülkeler (ör. bazı Afrika ve Orta Doğu ülkeleri) ithalatta uygunluk belgesi (CoC) programları gereği gözetimi zorunlu tutar. Yeni tedarikçilerle çalışırken en etkili güvencelerden biridir.
Teknik veri sayfası (TDS)
Ürünün tipik fiziksel ve kimyasal özelliklerini, test yöntemlerini, kullanım alanlarını, işleme koşullarını ve depolama önerilerini gösteren tanıtım belgesidir. Örneğin bir plastik granülde MFI, yoğunluk, çekme dayanımı, darbe dayanımı ve önerilen erime sıcaklığı yer alır. Değerler “tipik” olduğundan garanti niteliği taşımaz; sözleşmede bağlayıcı olacak değerler ayrıca şartname olarak yazılmalı ve her parti COA ile doğrulanmalıdır.